Explorer les récentes modifications de la Loi canadienne sur les normes d'emploi

Alors que les lois du travail continuent d'évoluer, il est essentiel de rester informé des changements législatifs. La loi sur les normes d'emploi (Loi sur les normes d'emploi (LNE)) d'un certain nombre de provinces a fait l'objet de récentes mises à jour qui ont des répercussions sur plusieurs domaines de l'emploi. Ces modifications visent à renforcer les droits des employés et à simplifier les obligations des employeurs, ce qui implique que les politiques et pratiques en matière de ressources humaines pourraient nécessiter des ajustements. Cet article met en lumière les principaux changements et leur impact, vous aidant à comprendre et à appliquer les nouvelles normes. L'équipe de santé de Cowan continuera de surveiller les évolutions futures et de fournir des mises à jour, y compris des conseils sur les ajustements nécessaires aux politiques d'absence et d'invalidité.

Québec

Projet de loi 68, le 9 octobre 2024 
Impacts pour les employeurs bénéficiant de régimes d'invalidité et les employés malades

Officiellement intitulée « Loi visant principalement à réduire le fardeau administratif des médecins », cette législation a pour objectif de simplifier les processus de soins de santé et de diminuer les rendez-vous médicaux superflus. Cependant, elle introduit également des changements significatifs pour les employeurs, en particulier ceux qui gèrent des régimes d'invalidité et s'occupent des employés en situation de maladie.

« Le projet de loi modifie la Loi sur les normes du travail pour interdire aux employeurs d'exiger un document justifiant les raisons d'une absence, y compris un certificat médical, pour les trois premières périodes d'absence ne dépassant pas trois jours consécutifs. Cette interdiction s'applique également aux employeurs dont les employés sont régis par la Loi sur les relations de travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d'œuvre dans l'industrie de la construction, et qui ont droit à des absences similaires. De plus, aucun employeur ne peut exiger un certificat médical si un employé s'absente pour s'occuper d'un enfant, d'un parent ou d'une personne pour laquelle il agit à titre d’aidant. »

Changements importants

Certificats médicaux d'absence : Les employeurs ne peuvent plus exiger de certificat médical pour les trois premières périodes d'absence ne dépassant pas trois jours consécutifs au cours d'une période de 12 mois^1,2. Il est important de noter que le calcul de cette période commence à partir de la première absence de l'année, et non à partir du 1er janvier. Cette mesure s'applique également en cas d'absence due à un accident, de violence conjugale ou d'agression sexuelle³.

• Concernant les absences liées aux obligations familiales, l'employeur ne peut pas demander de certificat médical pour les dix jours d'absence prévus par la loi⁴, et ce, à compter du 1er janvier 2025.

Incidence

Ajustements administratifs et gestion de l'absentéisme : Les employeurs devront revoir leurs politiques et pratiques afin de se conformer aux nouvelles exigences. Cela inclut la mise à jour des protocoles de gestion des absences et la garantie que les demandes de documents médicaux respectent les nouvelles normes juridiques⁵.

L'interdiction de demander des certificats médicaux pour les absences de courte durée pourrait compliquer la gestion et la vérification des congés de maladie légitimes. Les employeurs devront donc s'appuyer sur d'autres méthodes pour surveiller et prévenir les abus potentiels des politiques relatives aux congés de maladie⁶. Par exemple, ils pourraient envisager d'embaucher un fournisseur tiers d'absences et d'invalidité afin de mettre en œuvre un programme et une politique gérés pour aider à gérer les absences au-delà des trois premières périodes d'absence.

Étant donné que la plupart des polices d'assurance invalidité prévoient un délai de carence avant le début du versement des prestations (par exemple, un délai de carence de 3, 5 ou 7 jours), ce changement n'aura pas d'impact sur de nombreuses polices. Dans ces cas, les employés devront toujours faire remplir des formulaires de réclamation s'ils manquent plus de trois jours (ou doivent manquer plus, selon leur période d'admissibilité aux prestations), y compris en fournissant des preuves médicales pour soutenir leur demande conformément aux conditions de toute politique d'absence ou d'invalidité.

Régimes d'avantages sociaux non assurés — Le projet de loi 68 interdit aux assureurs ou aux administrateurs de régimes d'avantages sociaux non assurés d'exiger des services médicaux* pour obtenir :

• Remboursement ou paiement de services d'un fournisseur de services de santé ou de services sociaux ; remboursement ou paiement d'une aide technique⁷. Entrée en vigueur – date à déterminer.
• Interdit aux assureurs ou aux fournisseurs d’avantages sociaux de dicter la fréquence à laquelle un employé doit se présenter à des rendez-vous médicaux afin de conserver ses prestations d’invalidité. Cela signifie que la fréquence des rendez-vous médicaux sera déterminée uniquement par le médecin traitant⁸, et non par l'assureur ou le fournisseur de prestations. En vigueur le 9 avril 2025.

Incidence

Administration du régime d'invalidité : Dans le cadre des régimes d'avantages sociaux non assurés, l'interdiction d'exiger des services médicaux pour le maintien des prestations nécessitera des ajustements dans l'administration de ces régimes. Les employeurs doivent veiller à ce que leurs plans ne contiennent pas de clauses contraires à la nouvelle réglementation⁹.

*La loi ne définit pas le terme « service médical », car le législateur a souhaité l'interpréter de manière large pour inclure, en particulier, les services de diagnostic, de prévention et de traitement.

• Le terme « fournisseur de services dans le domaine de la santé ou des services sociaux » a été choisi plutôt que « professionnel de la santé » afin d'élargir la portée de cette disposition aux services fournis par des professionnels non régis par le Code des professions, tels que les kinésiologues et les massothérapeutes.
• Enfin, le terme « aide technique » englobe des équipements tels que les cannes, les bas de contention, les lunettes et les béquilles. Par exemple, les personnes ayant besoin d'aides techniques (comme des cannes ou des béquilles) n'auront plus à fournir de documents médicaux pour obtenir un remboursement. De plus, le patient ne sera plus tenu d'avoir une ordonnance médicale pour se faire rembourser, entre autres, une consultation chez un kinésithérapeute.

Certains fournisseurs de services d'invalidité ou employeurs peuvent exiger que les employés consultent un médecin ou un fournisseur de traitement à des intervalles spécifiques, par exemple toutes les trois semaines. Cependant, cela ne fait pas partie intégrante des pratiques ou des politiques habituelles en matière de handicap. L'assureur ou le gestionnaire de cas travaille souvent directement avec l'employé et le médecin pour garantir que la demande de soins médicaux reste appropriée et pertinente. Cela inclut la possibilité pour le fournisseur de traitement de déterminer la fréquence des consultations, tant que le demandeur suit un « traitement actif et approprié ». Cette politique ne devrait pas être mise en œuvre avant 2027. Toutefois, il est crucial que les employeurs examinent leurs politiques en matière d'invalidité, y compris leurs pratiques d'absence et leurs relations avec les prestataires d'invalidité, afin de s'assurer qu'ils ne contreviennent pas à ces nouvelles réglementations.

Pénalités potentielles 

Le non-respect des nouvelles dispositions peut entraîner des pénalités importantes, notamment des amendes pouvant atteindre 1 000 000 $¹⁰. Les employeurs doivent faire preuve de diligence dans la mise à jour de leurs politiques pour éviter de telles sanctions.

Le projet de loi 68 représente un changement majeur dans la manière dont les employeurs du Québec gèrent les absences des employés et les régimes d'invalidité. Bien que l'objectif de réduire le fardeau administratif des médecins soit louable, il est essentiel que les employeurs abordent ces changements avec prudence afin d'assurer leur conformité et de maintenir des stratégies efficaces de gestion des absences. Ils doivent adapter leurs politiques de manière proactive et se tenir informés des nouvelles exigences.

Ces renseignements sont considérés comme actuels depuis le 21 novembre 2024.

Ontario

Projet de loi 190, le 28 octobre 2024 
Loi sur le travail pour les travailleurs de l'Ontario

La récente adoption par l'Ontario de la Loi de 2024 sur le travail pour les travailleurs introduit plusieurs changements significatifs destinés à renforcer la protection des travailleurs, à soutenir le personnel de première ligne et à encourager un plus grand nombre de femmes à accéder aux métiers spécialisés^11,12. En tant qu'employeur, il est crucial de bien comprendre ces modifications et leurs implications.

Changements importants

La nouvelle législation comprend des mesures telles que :

• Priorité aux soins des patients : La loi vise à alléger le fardeau administratif des professionnels de la santé en interdisant aux employeurs d'exiger un billet de maladie¹³ d'un professionnel pour justifier un congé de maladie protégé par la Loi sur les normes d'emploi (LNE).

Incidence

• Impact sur le congé de maladie et les notes médicales : La législation introduit des règlements qui empêchent les employeurs de demander une note de maladie pour un congé de maladie bénéficiant de la protection de la LNE. Désormais, la plupart des employés de l'Ontario ont droit à trois jours de congé de maladie sans solde, avec protection de l'emploi, chaque année civile, après avoir travaillé pour un employeur pendant au moins deux semaines consécutives. Un employé qui prend un congé partiel durant la journée a droit à son salaire pour le temps travaillé. Bien que les employeurs ne puissent pas exiger de notes médicales, ils peuvent le faire dans des circonstances raisonnables.
   
  Selon le projet de loi, « si un contrat de travail, y compris une convention collective, prévoit des droits ou avantages supérieurs à ceux stipulés par la LNE, ces conditions s'appliquent en lieu et place de la norme » (3 jours). Ainsi, si un employeur dispose d'une politique d'invalidité, ses dispositions prévaudront sur les normes de la LNE. Les employeurs ont toujours le droit de demander des notes médicales dans des situations jugées raisonnables, en tenant compte de divers facteurs tels que la durée du congé, l'historique des absences et le coût des preuves.

• • En tant qu'employeur, vous avez toujours le droit de demander des notes médicales dans des circonstances raisonnables. « ….raisonnable dans les circonstances dépendra de tous les faits de la situation, tels que la durée du congé, l’existence ou non d’une tendance aux absences, l’existence ou non de preuves et le coût de ces preuves. »
  • Pour plus d'informations, consultez le : https://www.ontario.ca/fr/document/votre-guide-de-la-loi-sur-les-normes-demploi-0/conge-de-maladie.
• Réduction de la période de service : La durée de service requise pour la couverture présumée de la CSPAAT concernant le cancer de la peau primaire est réduite de 20 à 10 ans pour les pompiers¹⁴.De plus, il est impératif d'assurer que les pompiers forestiers et les enquêteurs bénéficient de la même protection contre les cancers professionnels, les blessures cardiaques et le SSPT que les pompiers municipaux¹⁵.
• Accès aux produits menstruels : La législation impose la mise à disposition de produits menstruels sur les grands chantiers et vise à lutter contre le quasi-harcèlement pour soutenir les femmes dans les métiers¹⁶.
• Renforcement des sanctions : Les amendes en cas de violation de la Loi sur les normes d'emploi seront augmentées, et les employeurs seront tenus de divulguer l'existence de postes vacants dans leurs offres d'emploi¹⁷.

Incidence

Cohérence de la couverture et meilleure protection des travailleurs : Les dispositions de la loi se concentrent sur l'élargissement des protections et des avantages pour des groupes de travailleurs spécifiques, notamment les pompiers et les femmes dans les métiers. Ces changements n'affectent pas les critères ou les processus fondamentaux d'évaluation et d'approbation des réclamations d'invalidité dans le cadre d'une police d'assurance privée MTS ou ILD. Ainsi, les réclamations pour le cancer de la peau primaire seront désormais acceptées plus tôt. Il est essentiel que les employeurs soient informés de ces modifications.

Définition élargie du harcèlement au travail : Les définitions du harcèlement au travail et du harcèlement sexuel ont été élargies pour inclure le harcèlement qui peut se produire virtuellement, en milieu de travail, grâce aux technologies de l'information et des communications.

Nouvelles procédures administratives : La loi introduit de nouvelles exigences pour les employeurs, telles que le maintien de toilettes propres et hygiéniques, ainsi que des obligations concernant l'affichage des offres d'emploi et la conduite des entretiens^18,19.

Impact sur l’absentéisme et les demandes d’invalidité

Malgré ces changements significatifs, les processus fondamentaux de traitement des demandes d’indemnisation en cas d’invalidité ne devraient pas être affectés. La Loi de 2024 sur le travail pour les travailleurs de l'Ontario représente une avancée majeure en matière de protection et de soutien des travailleurs, tout en introduisant plusieurs changements nécessaires pour les employeurs.Il est recommandé que les employeurs mettent à jour leurs politiques relatives aux congés de maladie, au travail à distance, ainsi qu'à la santé et à la sécurité, afin de tenir compte de ces évolutions. De plus, les processus d'embauche et de recrutement doivent également être révisés.

Il est à noter que plusieurs de ces changements ne modifient pas le cadre général ou les exigences de traitement ou de gestion des demandes d'invalidité. Par conséquent, la plupart des politiques ou dispositions concernant l'invalidité ne devraient pas nécessiter de modifications pour le moment.

Projet de loi – en attente – Working for Workers Six Act

Le gouvernement de l'Ontario propose la Loi de 2024, intitulée Working for Workers Six. Si elle est adoptée, cette loi comportera un ensemble de propositions réglementaires et d'actions politiques qui auront un impact significatif sur les employeurs et les employés. Il est crucial que chaque employeur examine ces politiques proposées et envisage les éventuels changements nécessaires. Deux propositions majeures sont présentées dans cette loi, qui, si elles sont adoptées, influencent les politiques d'absence et de présence des employeurs :

• Congé avec protection de l'emploi de 16 semaines : Ce congé sera accordé aux parents adoptifs et aux parents par maternité de substitution en vertu de la Loi sur les normes d’emploi. Il garantira aux parents le temps nécessaire pour accueillir leur enfant, en alignement avec les changements fédéraux relatifs aux prestations d’assurance-emploi.
• Nouveau congé de maladie de longue durée de 27 semaines : Ce congé sera destiné aux employés souffrant de problèmes de santé graves, tels que le cancer ou la sclérose en plaques. Il permettra aux employés de se rétablir sans crainte de perdre leur emploi, faisant de ce congé l'un des plus longs au Canada.

Incidence

Cowan surveillera cette loi et les propositions associées, fournissant des mises à jour sur les règles législatives et les processus. Cela inclura les implications et les impacts sur : les politiques d'absence et de présence, les politiques et pratiques en matière d'invalidité et les prestations de maladie ou d'assurance-emploi.

Pour plus d'informations, vous pouvez lire le communiqué de presse complet :
https://news.ontario.ca/fr/backgrounder/1005404/loi-de-2024-visant-a-oeuvrer-pour-les-travailleurs-six.

Si vous avez des questions concernant l'impact de ces changements ou des propositions relatives à vos politiques en matière d'invalidité ou d'absence, veuillez communiquer avec votre fournisseur de services aux personnes handicapées ou votre conseiller. 

Ces renseignements sont considérés comme actuels depuis le 28 novembre 2024.

Résumé

Contracter avec un fournisseur tiers d'absences et d'invalidité, tel que Cowan Benefits Ltd, constitue une excellente stratégie pour garantir que les employeurs gèrent efficacement leurs demandes d'absence et d'invalidité, en conformité avec les meilleures pratiques et la législation en vigueur.

D'autres provinces sont également en train de consulter sur l'élargissement des congés de maladie avec protection de l'emploi, au-delà des niveaux actuels. Il est donc plus crucial que jamais que les employeurs établissent des politiques claires concernant les absences et les congés de maladie, qui tiennent compte des modifications apportées aux congés protégés par l'ESA dans chaque province.

Si vous avez des questions sur l'impact de ces changements sur vos politiques d'invalidité ou d'absence, ou si vous souhaitez nous contacter, veuillez visiter notre site à l'adresse suivante : https://www.cowangroup.ca/fr/regimes-dassurance-collective/gestion-des-regimes-dassurance-maladie-et-invalidite/.

Nous continuerons de suivre ces évolutions législatives et de fournir des mises à jour.

Sources

1. Norton Rose Fulbright. Extrait du lien. ↵
2. Avocats Langlois. Extrait du lien. ↵
3. Norton Rose Fulbright. Extrait du lien. ↵
4. Norton Rose Fulbright. Extrait du lien. ↵
5. Norton Rose Fulbright. Extrait du lien. ↵
6. Norton Rose Fulbright. Extrait du lien. ↵
7. Avocats Langlois. Extrait du lien. ↵
8. Avocats Langlois. Extrait du lien. ↵
9. Avocats Langlois. Extrait du lien. ↵
10. Avocats Langlois. Extrait du lien. ↵
11. La Cinquième Loi sur l'emploi des travailleurs de l'Ontario reçoit la sanction royale. Extrait edulien. ↵
12. L'Ontario adopte la Loi de 2024 sur le travail pour les travailleurs cinq. Extrait du lien. ↵
13. L'Ontario aide les médecins de famille à faire passer les patients avant la paperasse. Extrait du lien. ↵
14. La Cinquième Loi sur l'emploi des travailleurs de l'Ontario reçoit la sanction royale. Extrait du lien. ↵
15. La Cinquième Loi sur l'emploi des travailleurs de l'Ontario reçoit la sanction royale. Extrait du lien. ↵
16. La Cinquième Loi sur l'emploi des travailleurs de l'Ontario reçoit la sanction royale. Extrait du lien. ↵
17. L'Ontario adopte la Loi de 2024 sur le travail pour les travailleurs cinq. Extrait du lien. ↵
18. L'Ontario adopte la Loi de 2024 sur le travail pour les travailleurs cinq. Extrait du lien. ↵
19. Votre guide de la Loi sur les normes d'emploi : Congé de maladie. Extrait du lien. ↵