À compter du 19 juin 2025, l'Ontario mettra en place un congé de maladie de longue durée offrant une protection d'emploi aux employés pour une durée maximale de 27 semaines en raison d'une condition médicale grave (telle que définie par leur fournisseur de soins). Ce congé peut être pris en une seule fois ou de manière intermittente. Pour obtenir des informations plus détaillées concernant les changements apportés à la Loi sur les normes d'emploi (LNE), veuillez consulter notre notre article sur la Loi sur le travail pour les travailleurs ou le projet de loi 229 de l'Assemblée législative de l'Ontario.
L'introduction du congé de maladie de longue durée en Ontario nécessite des modifications des politiques et des pratiques pour les employeurs afin d'assurer leur conformité. Voici quelques questions utiles pour vous aider dans votre préparation.
À noter, plusieurs provinces (Alberta, Manitoba et Québec, avec d'autres législations en attente) disposent déjà de congés de maladie de longue durée en vigueur.
Qu'est-ce qu'un congé de maladie de longue durée ?1
- Qui est éligible ?
Tout employé ayant été en poste auprès d'un employeur pendant au moins 13 semaines consécutives a droit à un congé d'absence sans solde, qu'il soit à temps plein ou à temps partiel.
- Quelles conditions médicales sont concernées ?
La législation ne précise aucun diagnostic particulier. Un professionnel de la santé qualifié* doit fournir un certificat attestant :
- (i) que l'employé souffre d'une condition médicale grave,,et
- (ii) qu'il indique la période durant laquelle l'employé ne pourra pas exercer ses fonctions.
L'individu n'a pas besoin d'être à risque significatif de décès pour être considéré comme ayant une condition médicale grave. Cela peut inclure une condition chronique ou épisodique et peut couvrir toutes les catégories de diagnostic.
*Qui peut rédiger ce certificat ? Un professionnel de la santé est défini comme une personne qualifiée pour exercer en tant que médecin, infirmier autorisé ou psychologue selon les lois de la juridiction dans laquelle les soins ou le traitement sont fournis à l'employé, ou, dans les circonstances prescrites, un membre d'une classe de praticiens de la santé prescrite.
- Quelle est la durée du congé de maladie de longue durée ?
La durée totale du congé pouvant être prise par un employé dans le cadre de ce congé est de 27 semaines, même si l'employé présente plusieurs conditions médicales graves. Si le certificat précise une période inférieure à 27 semaines, l'employé a droit à un congé seulement pour le nombre de semaines indiqué dans le certificat.
Le congé peut être pris en plusieurs périodes d'absence. S'il est pris en périodes non consécutives, le congé se termine au plus tard 52 semaines après la première absence, comme indiqué dans le certificat médical initial. La durée totale des congés, combinée ou totale, ne peut excéder 27 semaines.
Pour le droit d'un employé en vertu de cette section, si un employé prend une partie d'une semaine comme congé, l'employeur peut considérer que l'employé a pris une semaine complète.
Aidez vos employés à vivre plus sainement.
Pour aider à mieux comprendre cette législation, nous avons énoncé ci-dessous quelques questions couramment posées par les employeurs.
- Qui décide du type de congé qu'un employé prend ?
Les employés sont responsables d'informer leurs employeurs de la raison pour laquelle ils nécessitent un congé et du type de congé requis. L'employeur aura besoin de suffisamment de détails pour démontrer que l'absence au travail répond aux exigences du congé.
Lorsque les employés nécessitent du temps libre, l'employeur devrait leur demander s'ils prennent un congé prévu par la Loi sur les normes d'emploi. Les employeurs ne contrôlent pas quand les employés peuvent prendre un congé prévu par la loi, mais ils contrôlent d'autres types de temps libre au travail. Les employeurs doivent informer les employés des prestations de remplacement de revenu qui pourraient être disponibles, telles qu'un plan de maladie de courte durée (ICD) ou de longue durée (ILD), si l'employé répond aux critères d'éligibilité. Il appartient à l'employé de faire une demande et d'informer son employeur du type de congé qu'il prendra.
- Le congé de maladie de longue durée est-il une prestation rémunérée ?
Non, le congé de maladie de longue durée est un congé protégé par la LNE. Les employés peuvent demander des prestations d'assurance-emploi ou des prestations dans le cadre d'un plan d'ICD ou d'ILD pour un remplacement de revenu (selon ce qui est proposé par l'employeur). Les prestations de remplacement de revenu en cas d'invalidité d'ICD et d'ILD, bien qu'elles soient liées, ne sont pas connectées à l'éligibilité pour le nouveau congé de maladie de longue durée. Les employés peuvent également choisir de demander des prestations d'assurance-emploi s'ils ne sont pas couverts par un plan d'ICD ou d'ILD.
- Si un employeur offre un plan d'ICD ou d'ILD et qu'un employé choisit de ne pas faire de demande, optant plutôt pour le nouveau congé de maladie de longue durée, l'employeur peut-il exiger que l'employé demande un congé de maladie de courte durée (ICD) ou de longue durée (ILD) à la place ?
Non, les employeurs ne peuvent pas exiger qu'un employé demande un congé d'ICD ou d'ILD, car ces produits restent des prestations optionnelles. Bien que le congé de maladie prévu par la LNE soit lié à un plan privé dans certains cas (les deux offrant un remplacement de revenu), chaque politique de congé a son propre ensemble de critères d'éligibilité et de droits. Les plans d'ICD et d'ILD sont souvent plus généreux en termes d'options de remplacement de revenu, mais peuvent avoir des critères d'approbation plus stricts. Si un employeur offre des prestations d'ICD ou d'ILD, il doit informer l'employé de ces prestations et s'assurer que l'employé dispose des formulaires de demande nécessaires.
À noter, les informations médicales fournies dans le cadre de la demande d'ICD ou d'ILD peuvent servir de preuve pour le congé de maladie de longue durée (ou l'assurance-emploi), tant que cela ; (i) indique que l'employé a une condition médicale grave, et (ii) précise la période durant laquelle l'employé ne sera pas en mesure d'exercer les fonctions de son poste en raison de la condition médicale grave.
- Que se passe-t-il si ce n'est pas une condition médicale grave ?
Il appartient au praticien de la santé de déterminer si l'état de l'employé est considéré comme grave. Pour les employés qui n'ont pas de condition médicale grave – maladie ou blessure – ils peuvent être éligibles aux prestations d'ICD ou d'ILD, ou à l'assurance-emploi, mais ne répondent pas aux exigences du congé de maladie de longue durée.
- Un employé peut-il avoir une demande d'ICD ou d'ILD ouverte en même temps qu'un congé de maladie de longue durée selon la LNE ?
Oui. Cependant, dans la pratique, une demande d'ICD ou d'ILD approuvée peut être approuvée pour une durée plus longue que le congé de maladie de longue durée. Ainsi, un employé ayant une demande d'ICD ou d'ILD approuvée peut ne pas avoir besoin de demander le congé de maladie de longue durée selon la LNE, car l'absence serait gérée jusqu'à ce que la politique d'ICD ou d'ILD prenne effet.
- Si l'employé se voit refuser une demande d'ICD ou d'ILD et qu'il soumet une demande de congé de maladie de longue durée, l'employeur suivra-t-il l'absence à partir de la première date d'absence pour déterminer l'éligibilité et le temps restant (27 semaines) ?
Oui. La durée de l'absence est suivie à partir de la date indiquée sur le certificat médical initial. En cas de refus de la demande d'ICD ou d'ILD, la date de début du congé de maladie de longue durée remonterait à la date indiquée sur le certificat de maladie initial.
- Si un employé est en congé médical avant le 19 juin 2025, est-il éligible pour demander le congé de maladie de longue durée ?
Oui, ce nouveau congé pourrait être accessible même si l'employé a eu une absence récente et n'est peut-être pas encore retourné au travail.
- Une fois le congé demandé et accordé, un employeur ou un fournisseur tiers de gestion des absences est-il autorisé à « gérer le cas » (demander des informations médicales, interviewer un employé, obtenir des restrictions et des limitations, proposer des plans de retour au travail, etc.) pour aider à gérer l'absence d'un employé et son retour au travail ?
Non, la gestion de cas ou l'adjudication n'est pas autorisée. L'employé n'est tenu de participer qu'aux exigences minimales (exigences de certificat médical et d'éligibilité en matière d'emploi).
- Si un employeur n'est pas autorisé à demander des restrictions et des limitations (ou un fournisseur tiers), comment ce nouveau congé de la LNE s'inscrit-il dans le devoir d'accommodement d'un employeur ?
Cela n'a pas d'incidence. La qualification pour recevoir le congé repose uniquement sur la certification d'un praticien de santé qualifié attestant qu'il existe une condition médicale grave et précisant combien de temps l'employé ne pourra pas exercer ses fonctions en raison de celle-ci. Un employé n'est pas tenu de soumettre des restrictions et des limitations, et un employeur n'est pas autorisé à demander ces informations. Les employeurs peuvent demander une copie du certificat de maladie.
- Que se passe-t-il si un employeur peut accommoder – ou pense pouvoir le faire. Le congé de maladie de longue durée est-il considéré comme une absence totale du lieu de travail ?
Les employeurs ne sont pas autorisés à demander – et les employés ne sont pas tenus de fournir – plus de preuves que ce que la législation exige. L'exception à cela est qu'une fois qu'une date de retour au travail est connue, l'employeur peut interroger l'employé sur ses projets de retour au travail, la date, et s'il nécessite des accommodements. Si des accommodements sont nécessaires, l'employeur peut alors demander à l'employé de soumettre toutes restrictions et limitations de son fournisseur de soins. Il est important de noter que les employés ne sont pas tenus de soumettre ces informations à un employeur si une absence continue est prévue. L'employé ne serait tenu de fournir qu'un certificat à jour de son fournisseur de soins que si la date de pronostic du certificat initial est dépassée ou arrive à expiration, et seulement si l'employé a encore du temps éligible restant (27 semaines au total).
- Existe-t-il une « définition de l'invalidité » comme celle fournie dans le cadre des droits de la personne (ou d'une politique d'ICD ou d'ILD) ?
Non, seul le praticien traitant a indiqué qu'une condition médicale grave existe et a fourni un pronostic pour la durée de l'absence.
- Les autres règles en matière de normes d'emploi s'appliquent-elles ?
Oui, toutes les autres règles de la LNE continuent de s'appliquer. Cela concerne des domaines tels que la réintégration à l'emploi et la continuité des prestations (conformément à la LNE et/ou aux conventions collectives).
- Que se passe-t-il si un employé se trouvait à l'étranger lorsqu'une blessure ou une maladie survient ? Est-il toujours éligible à ce congé de maladie de longue durée selon la LNE ?
Oui, dans certaines situations, un employé qui a quitté le pays mais souffre d'une blessure ou d'une maladie pendant son séjour à l'étranger serait éligible tant qu'il fournit la documentation nécessaire et respecte les exigences du congé.
- Un employeur peut-il engager ou sous-traiter la gestion de ces congés à un fournisseur comme le programme Retour à la santé de Cowan ?
Oui, cependant, les fournisseurs tiers comme le programme Retour à la santé de Cowan doivent uniquement gérer ces absences conformément à l'éligibilité et aux règles du congé de la LNE. Les fournisseurs tiers ne pourront pas adjudiquer ni gérer les cas de la même manière que le permet une politique d'ICD ou d'ILD. Un employé ne sera tenu de participer qu'aux normes minimales.
- Y aura-t-il un nouveau formulaire à compléter par le médecin pour ce congé de la LNE, comme celui qui existe actuellement et peut être utilisé pour d'autres congés de la LNE ?
Pas pour le moment.
- Si l'employé a une couverture d'ILD, doit-il demander un ILD même s'il est en congé de maladie de longue durée selon la LNE ?
Oui, cependant, comme indiqué, cela n'est pas requis. Les employeurs doivent s'assurer qu'ils informent leurs employés de l'offre de leur politique d'ICD ou d'ILD, de l'éligibilité, des délais de soumission et du processus de demande.
- Que faire s'il y a des questions concernant la légitimité du congé ? Comment cela peut-il être enquêté ou contesté (par l'employeur ou un tiers comme Cowan) ?
Ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles que l'éligibilité peut être remise en question ou refusée si l'employé a fourni la documentation nécessaire et est un employé éligible basé sur son ancienneté. Ces circonstances ne devraient être envisagées que lorsqu'il existe des preuves accablantes déjà connues qui contrediraient les informations médicales fournies. Il est préférable de consulter votre conseiller juridique en matière d'emploi avant de refuser un congé éligible.
- Un employé peut-il prendre plusieurs congés de maladie de la LNE au cours de son emploi ?
Oui, s'il répond aux critères d'éligibilité et ne prend pas plus de 27 semaines au cours d'une période de 52 semaines, un employé pourrait avoir droit à plusieurs congés de maladie de la LNE. Le congé de maladie de longue durée en Ontario permet également des périodes de temps de travail intermittentes si l'employé répond aux critères d'éligibilité pour chaque absence subséquente et ne dépasse pas les périodes autorisées.
- Comment les périodes d'absence intermittentes sont-elles suivies ?
Il incombera à l'employeur de suivre le temps pris et le temps restant.
- Que peut faire un employeur pour mieux gérer ce processus ?
Assurer un processus robuste de suivi et de gestion des absences est essentiel pour garantir que ces absences sont gérées conformément à la législation. Il est important, comme pour tous les congés de la LNE, de s'assurer que les employeurs collectent également les preuves nécessaires de l'employé pour chaque période de congé.
Engager un fournisseur tiers comme le programme Retour à la santéMD peut aider à éliminer les défis administratifs que ce nouveau congé pourrait présenter. Bien que nous ne soyons pas en mesure d'offrir un service avec la même portée de travail que notre produit d'ICD ou de congé médical (MLOA), le programme Retour à la santé de Cowan peut aider dans le processus d'évaluation de l'éligibilité, y compris s'assurer que des preuves médicales appropriées sont fournies, suivre les jours d'absence éligibles et restants, et fournir des rapports à l'employeur sur les soldes ou les dates non éligibles. Cela inclut le suivi sur la période d'éligibilité de 52 semaines. Le programme Retour à la santé de Cowan peut également aider à la gestion de toute demande d'ICD existante et à toute transition vers le processus de congé de maladie de la LNE, y compris la transition vers le fournisseur d'ILD (si éligible).
Pour les clients existants de Cowan
- Comment ce nouveau congé impacte-t-il mes services existants avec le programme Retour à la santé de Cowan ?
Pour les clients qui ont déjà nos services de congé d'absence de la LNE, le congé de maladie de longue durée sera automatiquement ajouté à votre sélection de produits, comme c'est le cas pour les autres congés de la LNE. Notre équipe spécialisée en congés gérera ces congés pour vous et vous informera si un congé de maladie de longue durée est enregistré.
- Comment ce nouveau congé impacte-t-il les autres offres de services de Cowan, telles que les demandes d'ICD ou de congé médical (MLOA) ?
Les demandes d'ICD et de MLOA peuvent, et doivent, toujours être initiées conformément aux politiques de gestion de présence et d'absence de l'employeur, si l'employé n'a pas demandé un congé de maladie de longue durée selon la LNE. Même dans les cas où l'employé a demandé ce congé, les employeurs devraient informer l'employé des options de remplacement de revenu disponibles. Comme mentionné ci-dessus, un employé peut être éligible à un congé de maladie de longue durée selon la LNE, s'il ne répond pas aux critères d'éligibilité pour l'ICD ou le MLOA – ou choisit de ne pas faire de demande.
- Puis-je ajouter la gestion du congé de maladie de longue durée de la LNE comme service autonome avec Cowan ?
Oui. Le congé de maladie de longue durée peut être ajouté en tant que service autonome ou comme partie de notre service global de gestion des congés d'absence de la LNE.
Si vous avez des questions sur vos offres de services actuelles ou sur leur impact, veuillez nous contacter à l'adresse rthclient.service@cowangroup.ca
En résumé
Le nouveau congé de maladie de longue durée de la LNE pour l'Ontario (comme dans d'autres provinces) représente un défi pour les employeurs dans la gestion de l'absentéisme des employés. Ce congé statutaire permet aux employés de prendre un congé allant jusqu'à 27 semaines (en entier ou de manière intermittente) au cours d'une période de 52 semaines en raison d'une condition médicale grave sans nécessiter une coopération détaillée ou une gestion de cas de la part de l'employeur ou d'un tiers. Les employeurs sont tenus de suivre l'absence et le calendrier à partir du certificat médical initial, ce qui peut être complexe et chronophage. De plus, les employeurs ne peuvent pas exiger que les employés demandent un ICD ou un ILD au lieu du congé de la LNE, ce qui peut entraîner des difficultés dans la coordination des différents types de congés et garantir la conformité avec diverses politiques. Dans certains cas, cela pourrait signifier qu'un employé pourrait avoir un congé de la LNE ouvert en même temps qu'une demande d'ICD ou d'ILD ouverte.
Étant donné que le congé de la LNE est un congé non rémunéré, nous croyons que la plupart des employés choisiront toujours de demander une prestation d'ICD ou d'ILD en raison du remplacement de revenu (souvent plus élevé).
Le programme Retour à la santé de Cowan peut aider dans ce processus administratif du nouveau congé de la LNE en gérant les critères d'éligibilité, en collectant les certificats médicaux, en suivant les jours d'absence, et en fournissant des rapports sur les dates prises et les soldes restants. Cela garantit que les employeurs sont conformes aux règlements de la LNE tout en réduisant la charge administrative associée à la gestion des congés de maladie de longue durée.
Comme toujours, pour garantir la conformité avec ce nouveau congé, il est fortement recommandé que les employeurs consultent un avocat spécialisé en droit du travail afin d'assurer l'alignement des pratiques, politiques et procédures avec cette nouvelle législation, offrant ainsi la protection nécessaire tant pour l'employeur que pour l'employé.
Au fur et à mesure que de nouvelles législations sont adoptées, le programme Retour à la santé de Cowan est ici pour vous soutenir en tant que partenaire de confiance dans les mises à jour de communication et l'offre de services pour aider dans vos besoins de gestion des absences et des invalidités.
Si vous avez des questions concernant les informations fournies ou si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des demandes d'absence et d'invalidité ou engager notre assistance pour gérer vos congés, veuillez nous contacter à l'adresse rthclient.service@cowangroup.ca.
Avertissement
Ces informations sont fournies à titre d'information générale et ne doivent pas être interprétées comme un avis juridique. Les employeurs sont encouragés à consulter un avocat spécialisé en droit du travail pour garantir une conformité totale avec les exigences législatives et pour aborder les situations spécifiques qui peuvent survenir. Les informations contenues ici visent à aider à comprendre les nouvelles dispositions relatives au congé de maladie de longue durée de la LNE, mais ne remplacent pas une consultation juridique professionnelle.
Les employeurs peuvent également contacter le ministère des Normes d'emploi au :
Tél : 416-326-7160
Sans frais : 1-800-531-5551
TTY sans frais : 1-866-567-8893
Réferences1
https://www.ontario.ca/lois/loi/s24041
https://www.ola.org/sites/default/files/node-files/bill/document/pdf/2024/2024-12/b229ra_f.pdf
