Travail à distance et en personne après la pandémie | Soutenir vos employés dans un environnement hybride

Faire en sorte que vos employés retournent au bureau après plus de deux ans de travail à distance peut sembler être une difficulté logistique complexe. En accordant la priorité à la santé mentale, vous aiderez vos employés à se sentir à l’aise, soutenus et accueillis dans leur milieu de travail post-pandémie.

Que vos employés retournent dans vos locaux à bureaux à temps plein ou seulement à l’occasion, les changements constants apportés à la routine en raison de l’évolution de la pandémie sont un facteur de stress pour nombre d’entre eux. Même les employés qui sont enthousiastes à l’idée de revenir et de socialiser en personne avec leurs collègues peuvent se sentir anxieux ou incertains de ce à quoi ils peuvent s’attendre.

Dans ce billet de blogue, nous vous fournirons quelques conseils pour soutenir la santé mentale et le bien-être de vos employés au cours de cette période de transition.

Éliminer l’incertitude grâce à une communication claire

Peu importe la taille de l’effectif, vos employés ne ressentent probablement pas tous les mêmes sentiments d’aise ou de stress lorsqu’ils se rassemblent au bureau, en particulier puisque certains d’entre eux ne connaissent peut-être pas votre bureau s’ils ont été embauchés virtuellement durant la pandémie. Éliminez tout sentiment potentiel d’embarras ou d’anxiété en veillant à ce que les employés aient des réponses claires et accessibles aux questions suivantes avant qu’ils ne se présentent sur place :

• Dois‑je m’enregistrer ou me soumettre à un test de dépistage de la COVID-19 à mon arrivée?
• Dois‑je me soumettre à un test diagnostique rapide?
• Dois‑je être vacciné?
• Ai‑je besoin de porter un masque? Les autres autour de moi porteront‑ils un masque?
• Où se trouve mon espace de travail ou mon bureau? Où vais‑je m’asseoir?
• Mon équipement informatique fonctionnera‑t‑il?
• Les protocoles de désinfection et de nettoyage seront‑ils toujours en vigueur?

Vous pouvez aussi envisager d’offrir des séances d’information en matière de technologie de l’information (TI) ou prévoir des journées où votre personnel responsable de la TI est entièrement disponible sur place pour aider les employés à configurer leur poste de travail. Il peut également être utile de s’assurer que vos employés savent avec qui communiquer s’ils rencontrent des obstacles logistiques, comme des problèmes au moment d’entrer dans l’immeuble ou des incertitudes concernant l’emplacement des salles de réunion au cours de leurs premiers jours de retour au travail.

Favoriser une transition graduelle

Les changements importants apportés à la routine sont plus complexes lorsqu’ils sont mis en place soudainement. Même si vous espérez que vos employés soient au bureau la plupart du temps, le fait de les faire revenir graduellement pourrait faciliter la transition. Pour ce faire, les employeurs peuvent :

• organiser une réunion avec tout le personnel au bureau avant d’exiger une présence régulière sur place pour donner aux employés l’occasion de se familiariser de nouveau avec l’espace de travail et de retrouver leurs repères;
• commencer par exiger une présence moins fréquente au bureau (par exemple, une fois par semaine) afin que les employés aient plus de temps pour s’habituer à travailler sur place de nouveau;
• permettre aux employés d’avoir leur mot à dire sur les jours de la semaine où ils travaillent au bureau pour faciliter la tâche de ceux qui ont des responsabilités de proches aidants et des rendez-vous à respecter;
• encourager les employés à travailler de la maison s’ils en ressentent le besoin, afin d’éviter qu’ils se sentent dépassés.

Les employeurs doivent également comprendre que le passage du travail à distance au travail en personne peut temporairement réduire la productivité pendant que les employés s’adaptent à des routines, à des environnements et à des exigences différents. Faites preuve de compassion envers vos employés et encouragez-les à discuter avec vous de tout problème ou de toute crainte pour qu’ils sachent qu’ils sont soutenus.

Promouvoir l’inclusivité et la souplesse

Pour s’assurer que tous les employés se sentent bien accueillis malgré toute inquiétude liée à la pandémie, il est essentiel de promouvoir l’inclusivité et le respect de tous, quel que soit le sentiment d’aise de chacun par rapport au travail en personne.

Par exemple, les employeurs peuvent envisager de mettre en place un système de couleurs que les employés peuvent utiliser à leur poste de travail pour signaler rapidement leurs préférences par rapport au port du masque et à la distanciation sociale. Un carton rouge affiché au bureau d’un employé pourrait indiquer une préférence pour la distanciation sociale et le port du masque, alors qu’un carton vert pourrait indiquer que l’employé est à l’aise d’être plus près des autres.

Les gestionnaires et les superviseurs peuvent également donner l’exemple en offrant de mettre un masque ou de garder leur distance par rapport aux employés, même s’ils sont eux‑mêmes à l’aise avec des restrictions réduites. Cela peut aider à rassurer les employés sur le fait que peu importe s’ils sont plus ou moins à l’aise, ils ne seront pas jugés par leur dirigeant ou leur équipe.

Demander l’avis des employés

Lorsque vous envisagez les meilleures façons de faire revenir vos employés au bureau pour travailler, que ce soit entièrement en personne ou selon un modèle hybride sur place et à distance, il peut être utile d’intégrer l’avis et les commentaires des employés à vos plans. Encourager une communication ouverte sur la façon dont les employés se sentent et s’adaptent aux changements peut aider ceux-ci à rester motivés et investis dans la recherche des meilleurs moyens de voir à ce que la nouvelle routine fonctionne pour eux. Pour ce faire, on peut planifier et mener régulièrement des vérifications, des sondages ou des conversations informelles auprès des équipes ou des services. Recueillir les commentaires des employés et en tenir compte, dans la mesure du possible, rassure les employés en leur montrant que leurs préoccupations sont prises en compte et leur procure un plus grand sentiment de contrôle pendant cette période de transition.

Bâtir une communauté et la rendre agréable

Tout au long de la pandémie, les employés ont dû s’adapter à des changements radicaux dans leur environnement de travail. Même si vos employés ont déjà travaillé à temps plein dans vos bureaux auparavant, leur retour sera tout de même difficile, car ils ont travaillé dur pour demeurer productifs et s’adapter à un environnement de travail à distance. Il est recommandé aux employeurs d’encourager leurs employés à utiliser les systèmes de soutien en matière de santé mentale qui leur sont offerts, comme les programmes d’aide aux employés et à leur famille, s’ils éprouvent des difficultés en lien avec la transition.

Les dirigeants à tous les niveaux peuvent également soutenir la santé mentale de leurs employés en favorisant le renforcement de l’esprit d’équipe et de communauté, là où il y a lieu, au moyen, par exemple, de vidéos de bienvenue, de sacs-cadeaux de l’entreprise aux postes de travail des employés, d’événements de reconnaissance des employés ou de concours. Si votre effectif travaille selon une formule hybride, il est essentiel de s’assurer que vos initiatives de bienvenue sont adaptées autant aux travailleurs à distance qu’à ceux sur place, de sorte que personne ne se sente exclu.

Composer le prochain chapitre de votre entreprise

Que vos employés retournent au bureau tous les jours, quelques jours par semaine ou seulement à l’occasion, le milieu de travail post-pandémie procure une occasion précieuse de mobiliser vos employés d’une manière significative qui permettra de façonner votre culture d’entreprise de demain.

Pour obtenir des conseils et pour en savoir plus sur les programmes visant à aider vos employés à composer sans heurt avec le milieu de travail post-pandémie, communiquez avec un conseiller de Cowan dès aujourd’hui.