Les avantages d’un plan de communication des avantages sociaux pour les employés

Comme vous le savez sans doute, les dernières années ont influencé l’importance que les employés accordent aux avantages sociaux en matière de santé. Qu’il s’agisse de soins virtuels, de soins de santé mentale ou de soutien aux soignants, les besoins des employés ont changé, ce qui rend une formation cohérente et opportune en ce qui a trait aux avantages sociaux essentielle. Et bien que les employeurs puissent offrir des avantages sociaux substantiels, les employés doivent connaître et comprendre les détails de leurs régimes avant de pouvoir pleinement les utiliser et en profiter.

Les employés peuvent avoir besoin d’aide pour trouver de l’information lorsqu’ils s’interrogent sur ce qui est couvert et se décourager lorsque les renseignements ne sont pas faciles à trouver. Le fait de ne pas avoir accès à de l’information concernant les avantages sociaux peut complètement dissuader les employés d’utiliser ces avantages. Généralement, les employés reçoivent un guide de référence pendant les périodes d’inscription aux prestations, mais il demeure difficile pour beaucoup d’entre eux d’en apprendre davantage au sujet de leur couverture, ce qui renforce la nécessité d’élaborer un plan de communication des avantages sociaux bien conçu à l’appui du régime d’avantages sociaux.

La création d’un plan de communication peut stimuler le moral et le rendement des employés, puisque ceux‑ci prennent en charge leur santé en comprenant et en utilisant les avantages sociaux offerts, comme les services paramédicaux.

Les avantages d’un bon plan de communication

Après la mise en œuvre d’un régime d’avantages sociaux pour les employés et une fois l’enthousiasme initial lié au déploiement passé, les communications fréquentes et uniformes au sujet du programme devraient se poursuivre. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles un plan de communication des avantages sociaux est essentiel tant pour les employés que pour les employeurs. Un plan de communication des avantages sociaux bien conçu et exécuté :

• accroît la reconnaissance des employés;
• diminue le roulement du personnel;
• augmente le rendement des employés;
• permet de s’assurer que les employés tirent le meilleur parti de leurs avantages sociaux.

Un plan de communication des avantages sociaux peut accroître la reconnaissance des employés quant à leurs conditions de rémunération et réduire le roulement de personnel. Les employés qui comprennent ce qui est offert dans le cadre de leur régime peuvent accorder la valeur appropriée au régime et se sentir appréciés, ce qui aide les employeurs à conserver les meilleurs talents.

De plus, la création d’un plan de communication peut stimuler le moral et le rendement des employés, puisque ceux‑ci prennent en charge leur santé en comprenant et en utilisant les avantages sociaux offerts, comme les services paramédicaux. Par conséquent, les employés peuvent utiliser moins de jours de congé de maladie en faisant appel à un traitement non traditionnel, comme les services de massothérapie ou d’acupuncture.

Un plan de communication des avantages sociaux bien conçu permet aux employés de tirer le meilleur parti de leur régime d’avantages sociaux. Les employés doivent comprendre leurs primes minimales et maximales annuelles ainsi que toute limite de temps connexe pour faire en sorte de bien utiliser les avantages. Lorsque les employés comprennent tous les détails de leur régime d’avantages sociaux, leur engagement augmente, car ils se sentent habilités à prendre des décisions réfléchies concernant leurs prestations.

Éléments essentiels d’un plan de communication

Les employeurs doivent être en mesure d’indiquer ce qui est à la disposition de leurs employés au moyen de communications fréquentes, opportunes et faciles d’accès sur les avantages sociaux. Ce faisant, vous soutenez vos employés lorsqu’ils prennent des décisions importantes dans leur vie. Transmettre des renseignements sur les régimes d’avantages sociaux aux employés et les appuyer dans le cadre du processus d’inscription améliore l’expérience des employés, renforce la confiance, encourage la prise de décisions réfléchies, entraîne un changement positif des comportements et améliore l’engagement et la productivité de l’effectif.

Gardez ce qui suit à l’esprit lors de la rédaction de votre plan de communication des avantages sociaux :

• Connaissez votre public cible;
• Assurez‑vous que vos messages sont clairs et cohérents;
• Envoyez rapidement les mises à jour concernant les avantages sociaux;
• Évaluez le plan de communication et demandez une rétroaction.

Il est essentiel de connaître vos employés et de savoir quelles méthodes de communication ils préfèrent lors de la conception de votre plan. Vos employés peuvent choisir d’obtenir l’information au moyen de documents imprimés, de courriels, de l’intranet de l’entreprise, des médias sociaux ou en personne. Vous pouvez déterminer les méthodes de communication les plus populaires au moyen de sondages ou de groupes de discussion. Il faut également tenir compte du fait que les employés à temps plein et à temps partiel peuvent avoir accès à différentes prestations.

De plus, vos messages et votre image de marque doivent être clairs et cohérents et ne laisser aucune place à l’interprétation. Il est probable que vos employés ne connaissent pas bien le jargon ou les acronymes de l’industrie. Vous devriez donc éviter de les utiliser à moins de les accompagner d’une courte définition.

L’envoi opportun de mises à jour concernant le régime d’avantages sociaux est un autre point important à prendre en considération. Il est essentiel d’envoyer des mises à jour tout au long de l’année, et pas seulement lors de l’intégration ou de l’inscription annuelle. Par exemple, vous pourriez transmettre des renseignements sur l’assurance voyage juste avant la semaine de relâche. Il y a deux mois, les employés ne pensaient pas à l’assurance voyage, le message est donc opportun et utile.

Enfin, vous devez régulièrement évaluer votre plan et obtenir la rétroaction des employés. Vous pouvez évaluer l’efficacité de vos messages en mesurant les changements notamment dans les connaissances, les attitudes et l’engagement des employés au moyen de sondages, ou simplement en examinant les changements relatifs à l’utilisation du régime.

Idées novatrices à explorer en matière de communication

Pour communiquer les renseignements sur votre régime d’avantages sociaux aux employés, vous pourriez essayer de mettre en œuvre les méthodes novatrices suivantes :

• Célébrer les journées qui font la promotion des régimes d’avantages sociaux, comme la Journée nationale des avantages sociaux.
• Organiser un dîner‑causerie où les employés peuvent poser des questions sur leur couverture.
• Promouvoir régulièrement les régimes d’avantages sociaux grâce à divers moyens de communication, comme un bulletin interne, des courriels de masse, des affiches et des dépliants. Vous pourriez même essayer d’utiliser une nouvelle méthode de communication, comme la ludification.
• Raconter des histoires concrètes où les employés ont utilisé les avantages sociaux pour améliorer leur santé.

Prochaines étapes

Les employés qui connaissent les détails de leur régime d’avantages sociaux évitent de passer à côté d’une grande partie de leur rémunération. Les communications régulières, à jour et faciles d’accès mettent les avantages sociaux de l’avant pour les employés et sont essentielles pour qu’ils profitent au maximum du régime. Vos employés commenceront à comprendre leur couverture et à l’utiliser de façon appropriée, ce qui augmentera leur engagement et leur productivité au travail.