Alors que les lois du travail continuent d'évoluer, il est essentiel de rester informé des changements législatifs. La loi sur les normes d'emploi (Loi sur les normes d'emploi (LNE)) d'un certain nombre de provinces a fait l'objet de récentes mises à jour qui ont des répercussions sur plusieurs domaines de l'emploi. Ces modifications visent à renforcer les droits des employés et à simplifier les obligations des employeurs, ce qui implique que les politiques et pratiques en matière de ressources humaines pourraient nécessiter des ajustements. Cet article met en lumière les principaux changements et leur impact, vous aidant à comprendre et à appliquer les nouvelles normes. L'équipe de santé de Cowan continuera de surveiller les évolutions futures et de fournir des mises à jour, y compris des conseils sur les ajustements nécessaires aux politiques d'absence et d'invalidité.
Officiellement intitulée « Loi visant principalement à réduire le fardeau administratif des médecins », cette législation a pour objectif de simplifier les processus de soins de santé et de diminuer les rendez-vous médicaux superflus. Cependant, elle introduit également des changements significatifs pour les employeurs, en particulier ceux qui gèrent des régimes d'invalidité et s'occupent des employés en situation de maladie.
« Le projet de loi modifie la Loi sur les normes du travail pour interdire aux employeurs d'exiger un document justifiant les raisons d'une absence, y compris un certificat médical, pour les trois premières périodes d'absence ne dépassant pas trois jours consécutifs. Cette interdiction s'applique également aux employeurs dont les employés sont régis par la Loi sur les relations de travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d'œuvre dans l'industrie de la construction, et qui ont droit à des absences similaires. De plus, aucun employeur ne peut exiger un certificat médical si un employé s'absente pour s'occuper d'un enfant, d'un parent ou d'une personne pour laquelle il agit à titre d’aidant. »
Certificats médicaux d'absence : Les employeurs ne peuvent plus exiger de certificat médical pour les trois premières périodes d'absence ne dépassant pas trois jours consécutifs au cours d'une période de 12 mois1,2. Il est important de noter que le calcul de cette période commence à partir de la première absence de l'année, et non à partir du 1er janvier. Cette mesure s'applique également en cas d'absence due à un accident, de violence conjugale ou d'agression sexuelle3.
Ajustements administratifs et gestion de l'absentéisme : Les employeurs devront revoir leurs politiques et pratiques afin de se conformer aux nouvelles exigences. Cela inclut la mise à jour des protocoles de gestion des absences et la garantie que les demandes de documents médicaux respectent les nouvelles normes juridiques5.
L'interdiction de demander des certificats médicaux pour les absences de courte durée pourrait compliquer la gestion et la vérification des congés de maladie légitimes. Les employeurs devront donc s'appuyer sur d'autres méthodes pour surveiller et prévenir les abus potentiels des politiques relatives aux congés de maladie6. Par exemple, ils pourraient envisager d'embaucher un fournisseur tiers d'absences et d'invalidité afin de mettre en œuvre un programme et une politique gérés pour aider à gérer les absences au-delà des trois premières périodes d'absence.
Étant donné que la plupart des polices d'assurance invalidité prévoient un délai de carence avant le début du versement des prestations (par exemple, un délai de carence de 3, 5 ou 7 jours), ce changement n'aura pas d'impact sur de nombreuses polices. Dans ces cas, les employés devront toujours faire remplir des formulaires de réclamation s'ils manquent plus de trois jours (ou doivent manquer plus, selon leur période d'admissibilité aux prestations), y compris en fournissant des preuves médicales pour soutenir leur demande conformément aux conditions de toute politique d'absence ou d'invalidité.
Régimes d'avantages sociaux non assurés — Le projet de loi 68 interdit aux assureurs ou aux administrateurs de régimes d'avantages sociaux non assurés d'exiger des services médicaux* pour obtenir :
Administration du régime d'invalidité : Dans le cadre des régimes d'avantages sociaux non assurés, l'interdiction d'exiger des services médicaux pour le maintien des prestations nécessitera des ajustements dans l'administration de ces régimes. Les employeurs doivent veiller à ce que leurs plans ne contiennent pas de clauses contraires à la nouvelle réglementation9.
*La loi ne définit pas le terme « service médical », car le législateur a souhaité l'interpréter de manière large pour inclure, en particulier, les services de diagnostic, de prévention et de traitement.
Certains fournisseurs de services d'invalidité ou employeurs peuvent exiger que les employés consultent un médecin ou un fournisseur de traitement à des intervalles spécifiques, par exemple toutes les trois semaines. Cependant, cela ne fait pas partie intégrante des pratiques ou des politiques habituelles en matière de handicap. L'assureur ou le gestionnaire de cas travaille souvent directement avec l'employé et le médecin pour garantir que la demande de soins médicaux reste appropriée et pertinente. Cela inclut la possibilité pour le fournisseur de traitement de déterminer la fréquence des consultations, tant que le demandeur suit un « traitement actif et approprié ». Cette politique ne devrait pas être mise en œuvre avant 2027. Toutefois, il est crucial que les employeurs examinent leurs politiques en matière d'invalidité, y compris leurs pratiques d'absence et leurs relations avec les prestataires d'invalidité, afin de s'assurer qu'ils ne contreviennent pas à ces nouvelles réglementations.
Le non-respect des nouvelles dispositions peut entraîner des pénalités importantes, notamment des amendes pouvant atteindre 1 000 000 $10. Les employeurs doivent faire preuve de diligence dans la mise à jour de leurs politiques pour éviter de telles sanctions.
Le projet de loi 68 représente un changement majeur dans la manière dont les employeurs du Québec gèrent les absences des employés et les régimes d'invalidité. Bien que l'objectif de réduire le fardeau administratif des médecins soit louable, il est essentiel que les employeurs abordent ces changements avec prudence afin d'assurer leur conformité et de maintenir des stratégies efficaces de gestion des absences. Ils doivent adapter leurs politiques de manière proactive et se tenir informés des nouvelles exigences.
Ces renseignements sont considérés comme actuels depuis le 21 novembre 2024.
La récente adoption par l'Ontario de la Loi de 2024 sur le travail pour les travailleurs introduit plusieurs changements significatifs destinés à renforcer la protection des travailleurs, à soutenir le personnel de première ligne et à encourager un plus grand nombre de femmes à accéder aux métiers spécialisés11,12. En tant qu'employeur, il est crucial de bien comprendre ces modifications et leurs implications.
La nouvelle législation comprend des mesures telles que :
Cohérence de la couverture et meilleure protection des travailleurs : Les dispositions de la loi se concentrent sur l'élargissement des protections et des avantages pour des groupes de travailleurs spécifiques, notamment les pompiers et les femmes dans les métiers. Ces changements n'affectent pas les critères ou les processus fondamentaux d'évaluation et d'approbation des réclamations d'invalidité dans le cadre d'une police d'assurance privée MTS ou ILD. Ainsi, les réclamations pour le cancer de la peau primaire seront désormais acceptées plus tôt. Il est essentiel que les employeurs soient informés de ces modifications.
Définition élargie du harcèlement au travail : Les définitions du harcèlement au travail et du harcèlement sexuel ont été élargies pour inclure le harcèlement qui peut se produire virtuellement, en milieu de travail, grâce aux technologies de l'information et des communications.
Nouvelles procédures administratives : La loi introduit de nouvelles exigences pour les employeurs, telles que le maintien de toilettes propres et hygiéniques, ainsi que des obligations concernant l'affichage des offres d'emploi et la conduite des entretiens18,19.
Malgré ces changements significatifs, les processus fondamentaux de traitement des demandes d’indemnisation en cas d’invalidité ne devraient pas être affectés. La Loi de 2024 sur le travail pour les travailleurs de l'Ontario représente une avancée majeure en matière de protection et de soutien des travailleurs, tout en introduisant plusieurs changements nécessaires pour les employeurs.Il est recommandé que les employeurs mettent à jour leurs politiques relatives aux congés de maladie, au travail à distance, ainsi qu'à la santé et à la sécurité, afin de tenir compte de ces évolutions. De plus, les processus d'embauche et de recrutement doivent également être révisés.
Il est à noter que plusieurs de ces changements ne modifient pas le cadre général ou les exigences de traitement ou de gestion des demandes d'invalidité. Par conséquent, la plupart des politiques ou dispositions concernant l'invalidité ne devraient pas nécessiter de modifications pour le moment.
Le gouvernement de l'Ontario propose la Loi de 2024, intitulée Working for Workers Six. Si elle est adoptée, cette loi comportera un ensemble de propositions réglementaires et d'actions politiques qui auront un impact significatif sur les employeurs et les employés. Il est crucial que chaque employeur examine ces politiques proposées et envisage les éventuels changements nécessaires. Deux propositions majeures sont présentées dans cette loi, qui, si elles sont adoptées, influencent les politiques d'absence et de présence des employeurs :
Cowan surveillera cette loi et les propositions associées, fournissant des mises à jour sur les règles législatives et les processus. Cela inclura les implications et les impacts sur : les politiques d'absence et de présence, les politiques et pratiques en matière d'invalidité et les prestations de maladie ou d'assurance-emploi.
Pour plus d'informations, vous pouvez lire le communiqué de presse complet :
https://news.ontario.ca/fr/backgrounder/1005404/loi-de-2024-visant-a-oeuvrer-pour-les-travailleurs-six.
Si vous avez des questions concernant l'impact de ces changements ou des propositions relatives à vos politiques en matière d'invalidité ou d'absence, veuillez communiquer avec votre fournisseur de services aux personnes handicapées ou votre conseiller.
Ces renseignements sont considérés comme actuels depuis le 28 novembre 2024.
Contracter avec un fournisseur tiers d'absences et d'invalidité, tel que Cowan Benefits Ltd, constitue une excellente stratégie pour garantir que les employeurs gèrent efficacement leurs demandes d'absence et d'invalidité, en conformité avec les meilleures pratiques et la législation en vigueur.
D'autres provinces sont également en train de consulter sur l'élargissement des congés de maladie avec protection de l'emploi, au-delà des niveaux actuels. Il est donc plus crucial que jamais que les employeurs établissent des politiques claires concernant les absences et les congés de maladie, qui tiennent compte des modifications apportées aux congés protégés par l'ESA dans chaque province.
Si vous avez des questions sur l'impact de ces changements sur vos politiques d'invalidité ou d'absence, ou si vous souhaitez nous contacter, veuillez visiter notre site à l'adresse suivante : https://www.cowangroup.ca/fr/regimes-dassurance-collective/gestion-des-regimes-dassurance-maladie-et-invalidite/.
Nous continuerons de suivre ces évolutions législatives et de fournir des mises à jour.