Les absences peuvent s’accumuler—gérer les absences fréquentes à court terme du personnel

Toute absence peut causer des problèmes pour les employeurs—et même un simple jour de congé occasionnel peut avoir des répercussions importantes. En fait, bon nombre d’entreprises s’entendent pour dire que les absences à court terme répétées sont plus difficiles à gérer que les absences à long terme. Il peut être difficile pour les employeurs de remplacer temporairement des employés qui prennent une journée de congé çà et là. De même, il convient de tenir compte du stress supplémentaire que les collègues peuvent ressentir lorsqu’ils doivent gérer les tâches d’une personne absente. Ne pas être capable de gérer ces absences récurrentes à court terme peut engendrer une baisse du moral général chez le personnel.

Il est important de comprendre que les  absences fréquentes à court terme peuvent avoir plusieurs causes. Aux véritables périodes de maladie s’ajoutent  les absences occasionnelles en milieu de travail qui peuvent être associées à des raisons  non liées à la maladie, notamment des problèmes familiaux (p. ex. soins aux enfants ou aux personnes âgées), des problèmes personnels ou une insatisfaction concernant l’emploi occupé ou les relations avec le gestionnaire. Le simple fait que les jours de congé de maladie soient payés par l’employeur peut faire en sorte que les employés estiment avoir le droit de s’en prévaloir.

Si les employeurs sont tout à fait conscients des répercussions de l’absentéisme sur la productivité et le coût, bon nombre d’entre eux admettent ne pas utiliser de politique de gestion des absences. Contrôler les absences à court terme permet aux entreprises de comprendre les tendances et les caractéristiques de l’absentéisme des employés individuels et aide les employeurs à décider si des mesures doivent être prises. Sans mécanisme de suivi des absences, les entreprises doivent compter sur les lettres des médecins pour valider les absences occasionnelles et se retrouvent avec des données insuffisantes pour vraiment comprendre s’il y a un problème ou sur quoi se concentrer.

Un des principaux défis de la gestion des absences occasionnelles est de définir ce qu’est une absence occasionnelle. Selon la structure et la culture des différentes organisations, le terme absence occasionnelle peut signifier différentes choses. Certaines entreprises adoptent une approche globale tandis que d’autres une approche plus restrictive dans leurs efforts.

Les programmes efficaces de gestion des absences occasionnelles ont en commun cinq pratiques exemplaires, à savoir :

1. Absences occasionnelles définies. Détailler les événements spécifiques visés par votre programme—des absences pour raisons médicales aux congés, aux devoirs des jurés et aux congés payés.
2. Utilisation active des outils de suivi. Trouver une façon de faire le suivi de toutes les absences occasionnelles chez les employés de tous les échelons, parmi toutes les unités commerciales et au sein de tous les emplacements.
3. Bonne compréhension des variables. Cerner les facteurs qui peuvent influer sur le suivi et la gestion des absences occasionnelles, comme la règlementation et les conventions collectives.
4. Administration interne comparée à l’administration par des tiers. Explorer les moyens les plus efficaces de gérer les programmes d’absences occasionnelles. Les employeurs peuvent décider de gérer certains programmes à l’interne et d’en confier  d’autres à l’externe à des tierces parties. Vérifier tous les faits et établir un plan d’activités détaillé.
5. Engagement des employés. Instaurer un système de suivi des absences peut causer chez les employés de la crainte, de la suspicion et du ressentiment. Faire en sorte que les employés comprennent que l’objectif est de gérer les coûts et de garantir la conformité contribuera à la mise en place d’un environnement de travail positif.

L’absentéisme est un indicateur de la santé et de la productivité d’un milieu de travail. Le suivi permet aux entreprises de savoir quels sont les employés qui peuvent avoir besoin d’aide pour gérer leurs problèmes de santé, leurs difficultés personnelles ou les défis en milieu de travail. L’intervention précoce peut accroître les chances de retour au travail plus rapide et minimiser les perturbations causées par les absences.